KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca veri sorumlusu; https://ilgierp.com adresindeki web sitesini ve ilgiERP adıyla sunulan bulut tabanlı kurumsal kaynak planlama (ERP) hizmetini işleten İLGİSOFT BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ'dir.

Bu metin, Kanun'un 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek üzere hazırlanmıştır.

• Ticaret unvanı: İLGİSOFT BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: SİLAHTAR MAHALLESİ ÇORLU YERLEŞKESİ OFİS NO:TGB12 BELDE/BUCAK SİNAN DEDE MEVKİİ ÇERKEZKÖY YOLU 3.KM. NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ ÇORLU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ ÇORLU/TEKİRDAĞ/Türkiye
• MERSİS numarası: 0471040056700015
• Telefon: +90 282 673 56 83
• E-posta: info@ilgierp.com
• KEP adresi: ilgisoft@hs01.kep.tr
• Kişisel verilere ilişkin başvurular için: kvkk@ilgierp.com

2. İki ayrı rol: veri sorumlusu ve veri işleyen

Kişisel verileri hangi sıfatla işlediğimiz, verinin kime ait olduğuna göre değişir. Bu ayrım hem başvurunuzu kime yönelteceğinizi hem de yükümlülüklerimizin kapsamını belirlediği için bu metnin en önemli bölümüdür.

• Veri sorumlusu olduğumuz haller: web sitemizi ziyaret ettiğinizde, demo talebi ya da partner başvurusu gönderdiğinizde, bizimle iletişime geçtiğinizde ve abone kuruluş adına hizmeti kullandığınızda. Bu verilerin işlenme amacını ve vasıtalarını biz belirleriz; bu aydınlatma metni de bu haller için düzenlenmiştir.
• Veri işleyen olduğumuz haller: abone kuruluşun (kiracının) ERP'ye yüklediği kendi müşteri, tedarikçi ve personel verileri. Bu verilerde veri sorumlusu kiracıdır; amacı ve kapsamı kiracı belirler, biz yalnızca kiracının talimatı doğrultusunda barındırır ve işleriz.
• Kiracının yüklediği verilere ilişkin aydınlatma yükümlülüğü ve ilgili kişi başvurularını karşılama yükümlülüğü kiracıya aittir. Bu nitelikteki taleplerinizi öncelikle ilgili kuruluşa iletmelisiniz; bize ulaşan talepleri kuruluşa yönlendiririz.
• Veri işleyen sıfatıyla hareket ettiğimiz hallerde de veri güvenliğine ilişkin tedbirleri almak bakımından Kanun'un 12. maddesi uyarınca kiracıyla müştereken sorumluyuz.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

Veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel veriler aşağıdaki kategorilerdedir:

• Kimlik: ad, soyad, görev ve unvan; demo talep formunda bildirmeyi tercih etmeniz hâlinde T.C. kimlik numarası.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, kurum adı, açık adres ile ülke, il ve ilçe bilgisi.
• Müşteri işlem: demo talebi, iletişim formu ve partner başvurusu içerikleri, ilgilendiğinizi belirttiğiniz modüller, destek talepleri ve bunlara verdiğimiz yanıtlar.
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, erişim ve oturum kayıtları, hata ve performans günlükleri, hesap şifrenizin geri döndürülemez özeti.
• Finans: fatura unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, abonelik planı ve ödeme durumu. Kart bilgileriniz bize hiçbir zaman ulaşmaz; ödeme sayfası lisanslı ödeme kuruluşuna aittir.
• Pazarlama: ticari elektronik ileti izniniz ve iletişim tercihleriniz.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Demo ve teklif taleplerinizi değerlendirmek, size dönüş yapmak ve deneme ortamı sağlamak.
• Partner başvurularını değerlendirmek ve iş ortaklığı sürecini yürütmek.
• Abonelik ilişkisini kurmak, hesabınızı oluşturmak ve hizmeti sunmak.
• Faturalama ve tahsilat süreçlerini yürütmek.
• Destek taleplerini karşılamak, arıza gidermek ve hizmetin sürekliliğini sağlamak.
• Sistem ve hizmet güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı tespit etmek.
• Vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatı başta olmak üzere hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve yetkili kurum taleplerini karşılamak.
• Doğabilecek bir uyuşmazlıkta hakkımızı tesis etmek, kullanmak ve korumak.
• Açık rızanız varsa ticari elektronik ileti göndermek.

5. Hukuki sebepler

Yukarıdaki amaçlarla yapılan işlemeler Kanun'un 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanır:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m. 5/2-c): demo ve teklif süreçleri, abonelik ilişkisinin kurulması, hesabın açılması, hizmetin sunulması, faturalama ve destek.
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç): vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatından doğan kayıt ve saklama yükümlülükleri ile yetkili kurum taleplerinin karşılanması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e): uyuşmazlık hâlinde ihtiyaç duyulacak kayıtların saklanması.
• Meşru menfaat (m. 5/2-f): temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın tespiti, sistem günlüklerinin tutulması ve dil ile tema tercihinizin hatırlanması.
• Açık rıza (m. 5/1): yalnızca ticari elektronik ileti gönderimi için alınır. Zorunlu olmayan bir çerez ya da benzeri bir teknoloji kullanmaya başlarsak bunun için de ayrıca açık rızanıza başvururuz. Rızanızı her zaman geri alabilirsiniz.

6. Kişisel verileri toplama yöntemi

Kişisel verilerinizi aşağıdaki kanallardan, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplarız:

• Web sitemizdeki demo talep, iletişim ve partner başvuru formları.
• Bize gönderdiğiniz e-postalar ve telefonla ilettiğiniz talepler.
• Hizmeti kullanmanız sırasında sistemlerimizde otomatik olarak oluşan kayıtlar.
• Çerezler ve tarayıcı yerel depolaması — ayrıntısı Çerez Politikası'nda açıklanmıştır.
• Abonelik ve faturalama süreçlerinde bize ilettiğiniz bilgi ve belgeler.

7. Kişisel verilerin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı

Kişisel verilerinizi satmayız. Yalnızca hizmeti sunmak için gereken taraflarla, gereken kadarını paylaşırız:

Bu aktarımlar Kanun'un 8. maddesi çerçevesinde, yukarıda sayılan hukuki sebeplere dayanılarak yapılır.

• Bulut altyapı sağlayıcımız — barındırma, yedekleme ve günlük kaydı hizmeti alınabilmesi amacıyla.
• Ödeme kuruluşu — yalnızca abonelik tahsilatının yapılabilmesi amacıyla; kart verisi doğrudan onlara iletilir, bize ulaşmaz.
• E-posta ve mesajlaşma altyapı sağlayıcıları — bildirimlerin ve yazışmaların iletilebilmesi amacıyla.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — yalnızca hukuken zorunlu olduğunda ve talebin kapsamıyla sınırlı olarak.

8. Yurt dışına aktarım

Bulut altyapımız ve bazı iletişim sağlayıcılarımız yurt dışında bulunabilir; bu durumda kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmış olur.

Aktarım, Kanun'un 9. maddesi çerçevesinde; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilmiş bir yeterlilik kararı varsa buna, yoksa Kanun'da sayılan uygun güvencelerden birine dayanılarak yapılır. Hangi sağlayıcıların kullanıldığını, verinin hangi ülkede barındırıldığını ve aktarımın hangi zemine dayandığını kvkk@ilgierp.com adresinden talep edebilirsiniz.

9. Saklama ve imha

Kişisel verilerinizi işleme amacı ortadan kalktıktan sonra saklamayız. Ticari defter, fatura ve muhasebe kayıtları gibi mevzuatın belirli bir süre saklanmasını zorunlu kıldığı veriler, ilgili süre boyunca yalnızca bu amaçla tutulur.

Abonelik sona erdiğinde kiracıya ait veriler, veri dışa aktarımı için tanınan makul sürenin ardından silinir. Saklama süresi dolan veriler, Kanun'un 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız

Veri sorumlusu sıfatıyla bize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
• Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru usulü

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca şu yollardan biriyle iletebilirsiniz: SİLAHTAR MAHALLESİ ÇORLU YERLEŞKESİ OFİS NO:TGB12 BELDE/BUCAK SİNAN DEDE MEVKİİ ÇERKEZKÖY YOLU 3.KM. NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ ÇORLU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ ÇORLU/TEKİRDAĞ/Türkiye adresine ıslak imzalı yazılı başvuru; ilgisoft@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize başvuru; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış başvuru; ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak kvkk@ilgierp.com adresine başvuru.

Başvurunuzda; ad ve soyadınız, başvuru yazılı ise imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancı iseniz uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz ile telefon numaranız ve talep konunuz bulunmalıdır. Talebinizi destekleyen bilgi ve belgeleri eklemeniz, başvurunun daha hızlı sonuçlandırılmasını sağlar.

Başvurunuzu, niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde bize ulaşmasından itibaren en geç otuz gün içinde sonuçlandırırız. Yanıtımızı yazılı olarak ya da elektronik ortamda iletiriz.

Başvurunuz kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verdiğimiz yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde; yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Hesabınızın ve verilerinizin silinmesini talep ediyorsanız veri silme sayfamızdaki adımları izleyebilir ya da kvkk@ilgierp.com adresine yazabilirsiniz.

12. Güncellemeler

Bu aydınlatma metnini, mevzuattaki ya da hizmetimizdeki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Yürürlükteki sürüm her zaman https://ilgierp.com adresinde yayımlanır; sayfanın başındaki güncelleme tarihi hangi sürümü okuduğunuzu gösterir.